Como o orçamento empresarial pode ajudar minha empresa em um momento de crise?

O que é e como funciona o Orçamento Empresarial?

Muito comum em grandes organizações, o orçamento empresarial é uma importante ferramenta para trazer sobretudo previsibilidade e maior gestão financeira. Essa prática de gestão, pode ser desenvolvida por meio de diversas metodologias, e hoje, iremos passar por algumas, que considero as mais práticas para o desenvolvimento seu negócio! Principalmente nesse momento, com diversos impactos econômicos e financeiros vividos pelas empresas, e ainda mais pelas micro e pequenas, esse instrumento pode auxiliar na materialização da estratégia sob a ótica de finanças.

Em termos práticos, irá te ajudar a colocar tudo de forma visível para definição posterior do que é essencial, o que pode ser reduzido, além de poder mensurar cenários e possibilidades da realidade financeira de seu negócio. Ao final desse documento, juntamente com o guia prático desse post, disponibilizarei o link da ferramenta em Excel, para acesso e lançamentos.

Para consolidar o entendimento sobre o que é, abaixo alguns de seus benefícios, objetivos e aplicabilidades:

  • Aumentar a previsibilidade das receitas e ocorrência dos custos e despesas;
  • Aumentar a gestão sobre o capital e recursos atuais da empresa;
  • Gerar planos de ação e estratégias de otimização de receitas, corte de custos e despesas;
  • Analisar os indicadores financeiros e realidades do negócio, para apoiar a tomada de decisão;
  • Construir estratégias e simular cenários e estudos de viabilidade da estratégia (de forma prática e rápida);

Quais as metodologias posso utilizar?

São várias as metodologias possíveis para desenvolvimento do Orçamento Empresarial. Eu, particularmente, trabalho com mais recorrência com três delas: Base Zero, Matricial ou Histórico. Ambas possuem pontos fortes e pontos fracos, e vamos explicar um pouco delas. As bases de controle e ferramental, inclusive, para o Base Zero e Histórico, são muito similares, e a maior diferença está na prática de gestão diária. Já no matricial, há necessidade de elencar quais as áreas de forma específica para realizar o controle.

Orçamento Base Zero

O Orçamento Base Zero (OBZ) é a metodologia de desenvolvimento ideal para as organizações que ainda não trabalham ou desenvolveram o orçamento empresarial como prática de gestão. Isso porque essa metodologia não leva em conta o histórico realizado de receitas, custos e despesas. O principal racional de desenvolvimento dessa metodologia, está no pensamento futuro em relação aos números da empresa, e não à uma projeção, seja linear ou não, baseada nos números passados do negócio. É uma metodologia, ainda, que se integra diretamente com o planejamento futuro do negócio.

Ainda que não leve em conta totalmente os dados históricos da organização, toda informação para adequação à realidade do negócio é importante, portante, revisitar os controles e relatórios financeiros de exercícios anteriores. O que se irá fazer, nesse caso, é analisar, para aumentar a curva de aprendizado e assertividade no planejamento e previsibilidade das receitas, custos, despesas, investimentos, amortizações, etc.

Orçamento Matricial

O Orçamento Matricial, é uma metodologia de orçamento que visa sobretudo o desenvolvimento de um orçamento por área, levando em conta que cada unidade de negócio tenha uma autonomia orçamentária para o desenvolvimento de seu planejamento. Na prática, cada departamento ou unidade de negócio, possui um processo de planejamento orçamentário, aprovado em instância final pelo nível estratégico da organização:

É uma metodologia mais complexa, mas que em certa medida é mais inteligente para direcionamento dos recursos para áreas fim, ou áreas de maior impacto estratégico para a organização, porém, leva mais tempo e energia para ser desenvolvido, além de ser necessária uma diretriz-macro de orçamento e valores para a “divisão” entre departamentos ou unidades.

Os passos de desenvolvimento dessa metodologia, levam:

  1. Definição de itens e blocos comuns de orçamento (categorias). Ex.: Salários, Impostos, Transporte, Despesas Fixas, Despesas com Terceiros, Seguros, Materiais, etc;
  2. Após definir os blocos comuns, deve-se definir qual a divisão será feita: áreas, unidades, setores, projetos. Ex.: Setor Financeiro, Gerência de Engenharia, Unidade de São Paulo e Minas Gerais, etc;
  3. A definição orçamento é delegada aos líderes dessas unidades de negócios definida, que pode ser qualquer colaborador, ou colaboradores de nível hierárquico com responsabilidades específicas;

Cada área possuirá um orçamento específico de acordo com a necessidade. No caso de uma unidade de engenharia, por exemplo, custos com transporte para execução de projetos, ou salários, pode ser maior que de uma unidade administrativa, sobretudo se a empresa possuir como atividade-fim os serviços de engenharia. Isso irá variar de acordo com a tipo de empresa, porte, e core business.

Após a definição do orçamento por área/departamento/unidade, entra a tarefa do gestor do Orçamento Matricial, que gerencia os gastos por rubrica, realizar a distribuição por meses conforme a sazonalidade e movimento financeiro da empresa. Sugiro, nesse caso, analisar o movimento financeiro dos anos anteriores para distribuir o valor das rubricas e gastos harmonizando-o com o fluxo de caixa da empresa.

Orçamento Base Histórico

Se o Orçamento Base Zero (OBZ) não leva em conta os dados para definição da estratégia orçamentária e do planejamento financeiro, a metodologia do Orçamento Base Histórico (OBH) leva em conta o realizado dos últimos exercícios para atribuição do planejamento financeiro. Leva-se em conta normalmente as correções monetárias do capital, além de alterações específicas da operação, como estratégias, ações de redução ou incremento de renda, de acordo com a expectativa.

O Orçamento Base Histórico foi responsável pela atribuição e categorização das contas por Centros de Custo, e historicamente foi a primeira metodologia dessa prática de gestão que surgiu nas organizações (pós II Guerra Mundial). Ainda que são aplicados inicialmente correções e atualizações dos valores baseando-se nos exercícios anteriores, deve-se da mesma forma que as demais metodologias avaliar cada linha, questionar custos e despesas, realizar a previsibilidade de receitas, direcionar investimentos e conseguir gerenciar a ferramenta ao longo dos meses.

Quais os primeiros passos?

Preparamos, juntamente com a VOS Consultoria e Simas de Faria Advocacia, especialmente para quem necessita de desenvolver um planejamento financeiro por meio do orçamento, por metodologia base zero (OBZ), que é recomendado para empresas que ainda não possuem essa prática, ou que nunca desenvolveram o orçamento como ferramenta de planejamento, um guia completo de como desenvolve-lo em seu negócio, com ferramenta exclusiva, disponível e gratuita, agilizando assim, o processo! Isso auxiliará você não só a desenvolver um planejamento financeiro, mas estudar a necessidade de recorrer a capital de terceiros (empréstimos, refinanciamentos, e demais soluções financeiras) junto à bancos, e demais instituições financeiras.

Baixe o guia (e-book) na área de Ferramentas do Blog (menu ao lado) ou no site http://www.vosconsultoria.com.br/conteudo.

E como sempre, não deixe de inserir suas dúvidas abaixo para que possamos lhe ajudar!

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